سياسة الخصوصية
وحماية البيانات الشخصية

1. التعريفات

لأغراض هذه السياسة، يكون للمصطلحات التالية المعاني المبينة أدناه ما لم يقتضِ السياق خلاف ذلك:

1. النظام: نظام حماية البيانات الشخصية الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/19) وتاريخ 9/2/1443هـ والمعدّل بالمرسوم الملكي رقم (م/148) وتاريخ 5/9/1444هـ، ولائحته التنفيذية، ولائحة نقل البيانات الشخصية خارج المملكة، وما تصدره الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا) من قواعد وأدلة وتعليمات ذات صلة.
2. البيانات الشخصية: كل بيان، مهما كان مصدره أو شكله، من شأنه أن يؤدي إلى معرفة الفرد على وجه التحديد، أو يجعل التعرف عليه ممكنًا بصفة مباشرة أو غير مباشرة.
3. البيانات الحساسة: البيانات الشخصية التي تتضمن الإشارة إلى أصل الفرد العرقي أو أصله القبلي، أو معتقده الديني أو الفكري أو السياسي، وكذلك البيانات الأمنية والجنائية، وبيانات السمات الحيوية التي تحدد الهوية، والبيانات الوراثية، والبيانات الصحية، والبيانات التي تدل على أن الفرد مجهول الأبوين أو أحدهما.
4. صاحب البيانات (المستخدم): الفرد الذي تتعلق به البيانات الشخصية.
5. جهة التحكم (المتحكم بالبيانات): الجهة التي تحدد الغرض من معالجة البيانات الشخصية وكيفية ذلك، سواء باشرت المعالجة بنفسها أو بواسطة جهة معالجة.
6. جهة المعالجة (المعالج): الجهة التي تعالج البيانات الشخصية لمصلحة جهة التحكم ونيابة عنها.
7. المعالجة: أي عملية تُجرى على البيانات الشخصية بأي وسيلة، يدوية أو آلية، ومن ذلك: الجمع، والتسجيل، والحفظ، والفهرسة، والترتيب، والتنسيق، والتخزين، والتعديل، والتحديث، والدمج، والاسترجاع، والاستعمال، والإفصاح، والنقل، والنشر، والمشاركة، والربط، والحجب، والمسح، والإتلاف.
8. الموافقة الصريحة: موافقة مباشرة وواضحة يبديها صاحب البيانات بأي وسيلة تدل عليها، كالموافقة الكتابية أو الإلكترونية، بعد إعلامه بالغرض من المعالجة.
9. تسرب البيانات الشخصية: أي حادثة تؤدي إلى الإفصاح عن البيانات الشخصية أو إتلافها أو الوصول غير المشروع إليها، بقصد أو بغير قصد، وبأي وسيلة كانت.

2. هوية جهة التحكم وبيانات التواصل

1. الاسم القانوني: مؤسسة الملك خالد الخيرية
2. الموقع الإلكتروني: www.kkf.org.sa
3. رقم السجل التجاري: 1010947298
4. العنوان: الرياض - حي الشرفية - وادي الليسن
5. البريد الإلكتروني العام للدعم: info@fnpos.org
6. البريد المخصص للخصوصية: privacy@fnpos.org
7. مسؤول حماية البيانات الشخصية: privacy@fnpos.org

3. نطاق التطبيق

تنطبق هذه السياسة على جميع البيانات الشخصية التي تجمعها مؤسسة الملك خالد الخيرية وتعالجها من خلال:

1. موقع الفعالية وصفحات التسجيل.
2. نماذج التواصل وخدمات الدعم الفني.
3. أدوات التحليل والتتبع المصرح بها.
4. الاتصالات المباشرة (البريد الإلكتروني، مركز الاتصال، أو المنصات الرقمية).
5. مقر الفعالية الحضوري، بما في ذلك التسجيل الميداني ومسح رموز QR والتصوير.

4. مبادئ المعالجة

تلتزم المؤسسة بالمبادئ التالية عند معالجة البيانات الشخصية:

1. المشروعية والشفافية.
2. تحديد الأغراض قبل الجمع أو عنده.
3. الاقتصار على الحد الأدنى من البيانات اللازمة لتحقيق الغرض.
4. دقة البيانات واكتمالها وتحديثها.
5. تحديد مدة الاحتفاظ وفق الغرض أو المتطلبات النظامية.
6. الأمن والسرية.
7. المساءلة والتوثيق.

5. أنواع البيانات التي يتم جمعها

قد نجمع الأنواع التالية من البيانات الشخصية، بحسب طبيعة الفعالية والخدمة المطلوبة:

1. بيانات تعريفية: الاسم الكامل، المسمى الوظيفي، اسم جهة العمل.
2. بيانات الاتصال: البريد الإلكتروني، رقم الجوال.
3. بيانات مهنية لإصدار الشهادات: مثل رقم التسجيل المهني لدى الهيئة السعودية للتخصصات الصحية، عند طلب شهادة حضور معتمدة لساعات التعليم المستمر.
4. بيانات تقنية: نوع المتصفح، نظام التشغيل، الصفحات أو الأقسام المتصفحة، المعرفات المولدة للأجهزة أو الجلسات.
5. بيانات تفاعلية: استجابات النماذج، تفضيلات المشاركة في الفعاليات، خيارات اللغة.
6. بيانات الحضور: سجلات الدخول إلى الفعالية وجلساتها، وبيانات مسح رموز QR.
7. الصور والتسجيلات المرئية: وفق ما هو موضح في البند (8).
8. بيانات تخضع لحماية مشددة: رقم الهوية الوطنية أو الإقامة (عند اشتراطه للدخول أو لأسباب أمنية)، وبيانات الدفع (في حال وجود رسوم، وتُعالج عبر مزودي دفع مرخصين). وهذه البيانات ليست من البيانات الحساسة بمفهوم النظام، لكننا نطبق عليها ضوابط حماية ووصول مشددة.
9. بيانات حساسة (بموافقة صريحة فقط): بيانات صحية محدودة متعلقة بالفعالية، مثل احتياجات ذوي الإعاقة أو القيود الغذائية لأسباب صحية. وقد تكشف بعض التفضيلات الغذائية عن معتقد ديني، لذا نتعامل معها بوصفها بيانات حساسة. لا تُجمع هذه البيانات إلا لغرض محدد ومعلن وبالحد الأدنى.
10. بيانات القُصّر: لا نستهدف من هم دون سن الثامنة عشرة، وفي حال الحاجة إلى معالجة بياناتهم نحصل على موافقة وليّهم الشرعي.

الحقول الإلزامية والاختيارية: نوضح في نماذج التسجيل الحقول الإلزامية والاختيارية. ويترتب على عدم تقديم البيانات الإلزامية تعذّر إتمام التسجيل أو الدخول إلى الفعالية أو إصدار الشهادة، أما البيانات الاختيارية فلا يؤثر عدم تقديمها على مشاركتك.

مصدر البيانات: نجمع البيانات منك مباشرة في الأصل. وإذا سجّلتك جهة عملك أو طرف آخر في الفعالية، نُشعرك بذلك ونتيح لك ممارسة حقوقك الواردة في هذه السياسة.

6. الأسس النظامية للمعالجة

نعالج البيانات الشخصية استنادًا إلى أحد الأسس التالية التي يقررها النظام:

1. الموافقة: ومنها الموافقة الصريحة عند معالجة البيانات الحساسة، والتسويق، وملفات تعريف الارتباط غير الضرورية، ومشاركة البيانات مع الرعاة. ويمكنك الرجوع عن موافقتك في أي وقت.
2. تنفيذ اتفاق سابق يكون صاحب البيانات طرفًا فيه: مثل التسجيل في الفعالية وإصدار البطاقات والشهادات.
3. متطلبات نظام آخر أو التزام نظامي: مثل حفظ السجلات المالية والضريبية، والاستجابة لطلبات الجهات المختصة.
4. تحقيق مصلحة فعلية لصاحب البيانات متى تعذّر التواصل معه أو صعُب ذلك: مثل حالات الطوارئ الصحية أثناء الفعالية.
5. المصلحة المشروعة لجهة التحكم: بما لا يُخل بحقوق صاحب البيانات ومصالحه، ولا نستند إليها مطلقًا في معالجة البيانات الحساسة. ونُجري تقييمًا موثقًا للمصلحة المشروعة قبل الاعتماد عليها.

7. أغراض المعالجة

نعالج البيانات للأغراض التالية، ويبين ما بين القوسين الأساس النظامي لكل غرض:

1. إدارة التسجيل والدخول للفعالية (تنفيذ اتفاق).
2. إصدار البطاقات ورموز QR وشهادات الحضور (تنفيذ اتفاق).
3. التواصل بشأن التأكيدات والتحديثات والتغييرات التنظيمية (تنفيذ اتفاق).
4. تلبية احتياجات ذوي الإعاقة أو الاحتياجات الصحية المتعلقة بالفعالية (موافقة صريحة).
5. تحسين تجربة الاستخدام وتحليل الأداء عبر تحليلات مجمعة، في الفعاليات التي تُستخدم فيها أدوات التحليل (الموافقة على ملفات الارتباط التحليلية).
6. حفظ السجلات النظامية والمالية (التزام نظامي).
7. التسويق المباشر (موافقة منفصلة وقابلة للسحب).
8. مشاركة بياناتك مع الرعاة أو العارضين (موافقة صريحة منفصلة).
9. الأمن ومنع الأنشطة غير المشروعة أو الاحتيالية (مصلحة مشروعة والتزام نظامي).

لن نستخدم البيانات لأغراض جديدة غير متوافقة مع الأغراض المعلنة إلا بعد إخطارك والحصول على موافقتك حيث يلزم.

8. التصوير والتسجيل المرئي في الفعاليات

قد تتضمن الفعاليات تصويرًا فوتوغرافيًا أو مرئيًا أو بثًا مباشرًا لأغراض التوثيق والتغطية الإعلامية والتعريف بالفعالية. وفي هذه الحالة:

1. نُعلن عن التصوير مسبقًا في صفحة التسجيل، وفي مقر الفعالية عبر لوحات إرشادية واضحة.
2. قد تُنشر المواد على موقع الفعالية وحساباتها في وسائل التواصل الاجتماعي وموادها التعريفية.
3. نستند في نشر الصور التي تظهر فيها بشكل واضح ومقرّب إلى موافقتك، وفي التصوير العام للقاعات والجلسات إلى المصلحة المشروعة في توثيق الفعالية.
4. يمكنك إبلاغ فريق التصوير بعدم رغبتك في الظهور، أو طلب إزالة صورة تظهر فيها بشكل واضح من منصاتنا عبر privacy@fnpos.org. ولا نملك إزالة ما يعيد الغير نشره خارج منصاتنا.
5. لا نستخدم تقنيات التعرف على الوجه أو غيرها من السمات الحيوية إلا بموافقة صريحة مسبقة، مع توفير وسيلة دخول بديلة لمن لا يرغب في ذلك.

9. ملفات تعريف الارتباط (Cookies) والتقنيات المماثلة

نستخدم الأنواع التالية:

1. ضرورية تشغيلية (لا يمكن تعطيلها دون التأثير على الوظائف الأساسية للموقع).
2. تفضيلات ووظائف (بموافقتك).
3. إحصائية وتحليلية لفهم الاستخدام (بموافقتك، وفي الفعاليات التي تُستخدم فيها أدوات التحليل فقط).

تكون الملفات غير الضرورية معطّلة افتراضيًا ولا تُفعّل إلا بموافقتك. ولا نستخدم حاليًا ملفات ارتباط تسويقية أو استهدافية، وإذا استُخدمت مستقبلًا فسنضيف لها خيارًا مستقلًا ولن تُفعّل إلا بموافقتك المسبقة. تجد تفاصيل الملفات المستخدمة ومددها والجهات المزودة لها في سياسة ملفات الارتباط.

إدارة التفضيلات:

1. يمكنك تعديل اختياراتك في أي وقت عبر مركز إعدادات ملفات تعريف الارتباط أو من إعدادات المتصفح.
2. سحب الموافقة يوقف المعالجة المستقبلية، ولا يؤثر على مشروعية المعالجة التي تمت قبله.

10. مشاركة البيانات مع أطراف ثالثة

لا نشارك البيانات إلا في الحدود التالية:

1. مزودو الاستضافة والبنية السحابية.
2. مزودو خدمات البريد الإلكتروني والرسائل النصية والإرسال الجماعي.
3. مزودو التحليل عند استخدامهم (بعد إخفاء الهوية أو تقليلها قدر الإمكان).
4. مزودو الدفع (في حال وجود عمليات دفع).
5. مزودو أنظمة التسجيل الميداني وطباعة البطاقات ومسح رموز QR (إن وُجدوا).
6. الجهة المالكة أو المنظِّمة للفعالية التي نعمل لصالحها (إن وُجدت)، في حدود ما يلزم لإدارة الفعالية.
7. الرعاة والعارضون: لا نشارك بياناتك معهم إلا بموافقتك الصريحة المسبقة، كأن توافق على مسح بطاقتك في أجنحتهم. وعندها يعالجون بياناتك بصفتهم جهات تحكم مستقلة وفق سياساتهم الخاصة.
8. الجهات الأمنية أو التنظيمية أو القضائية إذا طُلب ذلك نظامًا.

نختار جهات معالجة تقدم ضمانات كافية لحماية البيانات، ونُلزمها باتفاقيات مكتوبة تتضمن: السرية، والأمان، وحدود الغرض، وحظر إعادة الاستخدام، وواجب الإخطار الفوري بأي تسرب. لا نبيع البيانات الشخصية ولا نجيز إعادة بيعها.

11. نقل البيانات خارج المملكة

الأصل أن تُعالج البيانات وتُخزّن داخل المملكة. غير أن بعض الخدمات التقنية التي نستعين بها، مثل أدوات التحليل أو منصات البريد الإلكتروني، قد تتطلب نقل بعض البيانات أو إتاحة الوصول إليها من خارج المملكة. وفي هذه الحالة نلتزم بالآتي:

1. أن يتم النقل وفق المادة (التاسعة والعشرين) من النظام ولائحة نقل البيانات الشخصية خارج المملكة.
2. أن يستند النقل إلى قرار من سدايا بكفاية مستوى الحماية في الدولة المستقبِلة، أو إلى ضمانات مناسبة مثل البنود التعاقدية المعيارية الصادرة عن سدايا أو القواعد المؤسسية الملزمة أو شهادات الاعتماد، أو إلى إحدى الحالات الاستثنائية المقررة نظامًا.
3. إجراء تقييم مخاطر النقل في الحالات التي تتطلبها اللائحة.
4. الاقتصار على الحد الأدنى من البيانات اللازمة لتحقيق الغرض.
5. يمكنك طلب معرفة الدول أو فئات الجهات التي تُنقل إليها بياناتك بمراسلة privacy@fnpos.org.

12. أمن المعلومات

نطبق ضوابط تقنية وتنظيمية مناسبة، منها على سبيل المثال لا الحصر:

1. تشفير البيانات أثناء النقل (HTTPS / TLS).
2. التحكم في الوصول المبني على الأدوار (RBAC) ومبدأ الحد الأدنى من الصلاحيات.
3. سياسات قوية لكلمات المرور والمصادقة، بما في ذلك المصادقة متعددة العوامل (MFA) للفرق الداخلية.
4. العزل المنطقي للبيانات في الخوادم.
5. الاختبار الأمني الدوري (فحص الثغرات واختبارات الاختراق).
6. نسخ احتياطية مشفرة مع اختبارات دورية للاستعادة.
7. سجلات تدقيق للوصول والتعديلات.
8. برامج توعية وتدريب داخلية للموظفين.

13. البيانات الحساسة

1. لا نعالجها إلا بموافقتك الصريحة المحددة الغرض، أو في الحالات التي يقررها النظام.
2. لا نستند إلى المصلحة المشروعة في معالجتها.
3. لا نستخدمها للتسويق أو التحليل أو إعداد الملفات التعريفية.
4. نقيد الوصول إليها على الأدوار المصرح لها فقط.
5. نتلفها أو نزيل ارتباطها بالهوية فور انتهاء الغرض أو المدة النظامية.

14. دقة البيانات وتحديثها

نتحقق من دقة البيانات واكتمالها قبل معالجتها، ونطلب من المستخدمين المحافظة على تحديث بياناتهم، وقد نتواصل معك لتصحيح أو تأكيد بيانات جوهرية لضمان جودة السجلات.

15. الاحتفاظ بالبيانات وإتلافها

نحتفظ بالبيانات لأقصر مدة لازمة لتحقيق الغرض، ثم نقوم بأحد الإجراءين:

1. الإتلاف الآمن.
2. إزالة ما يؤدي إلى معرفة صاحب البيانات على وجه التحديد (Anonymization) لأغراض إحصائية مشروعة.

مدد الاحتفاظ:

1. بيانات التسجيل للفعالية: حتى انتهاء الفعالية مضافًا إليها شهر واحد، لمعالجة أي مطالبات.
2. بيانات التحقق من الشهادات (الاسم، رقم الشهادة، عدد الساعات): سنتان من تاريخ إصدار الشهادة.
3. البيانات الحساسة: تُتلف بانتهاء الفعالية مباشرة ما لم توجد حاجة نظامية للاحتفاظ بها.
4. سجلات الدخول الأمنية (Logs): من 3 إلى 12 شهرًا بحسب مستوى الحساسية.
5. البيانات المالية (إن وُجدت): وفق المدد النظامية المقررة، ومنها الاحتفاظ بالفواتير والسجلات الضريبية مدة لا تقل عن ست سنوات وفق أنظمة ضريبة القيمة المضافة.
6. الصور والتسجيلات المنشورة: ما دامت منشورة لأغراض التوثيق، مع حقك في طلب الإزالة.
7. المراسلات: حتى إقفال الطلب مضافًا إليها ستة أشهر.

16. حقوق صاحب البيانات

يكفل لك النظام الحقوق التالية:

1. الحق في العلم بالأساس النظامي والغرض من جمع بياناتك ومعالجتها.
2. الحق في الوصول إلى بياناتك وطلب الحصول على نسخة منها بصيغة مقروءة وواضحة.
3. الحق في طلب تصحيح بياناتك أو إكمالها أو تحديثها.
4. الحق في طلب إتلاف بياناتك عند انتفاء الحاجة إليها، ما لم يوجد مسوغ نظامي للاحتفاظ بها.
5. الحق في الرجوع عن موافقتك في أي وقت، دون أن يؤثر ذلك على مشروعية المعالجة السابقة.
6. الحق في تقديم شكوى إلى سدايا.

وإضافة إلى ذلك نتيح لك:

1. الاعتراض على التسويق المباشر في أي وقت.
2. طلب تقييد معالجة محددة، أو تزويد جهة أخرى بنسخة من بياناتك متى كان ذلك ممكنًا تقنيًا.

إجراءات ممارسة الحقوق:

1. أرسل طلبك إلى privacy@fnpos.org بعنوان واضح (طلب ممارسة حق في البيانات).
2. نتحقق من هويتك بالحد الأدنى اللازم (مثل رمز تحقق يُرسل إلى بريدك أو جوالك المسجل).
3. نرد على طلبك خلال مدة لا تتجاوز 30 يومًا من تاريخ استلامه، ويجوز تمديدها مدة مماثلة إذا تطلب تنفيذ الطلب جهدًا غير متوقع أو غير متناسب، على أن نُشعرك بالتمديد وأسبابه قبل انتهاء المدة الأصلية.
4. تُقدَّم هذه الخدمة دون مقابل.
5. قد نرفض الطلب في الحالات التي يقررها النظام، كالطلبات المتكررة بشكل واضح أو التي تمس حقوق الآخرين، وفي هذه الحالة نُبلغك كتابيًا بأسباب الرفض وبحقك في تقديم شكوى إلى سدايا.

17. التسويق والاتصالات

1. لا نرسل رسائل تسويقية أو توعوية إلا بموافقتك المسبقة، وتكون الموافقة منفصلة عن التسجيل في الفعالية وغير محددة مسبقًا.
2. يمكنك إيقاف الاشتراك عبر رابط إلغاء الاشتراك في كل رسالة، أو بمراسلتنا في أي وقت.
3. نلتزم في الرسائل النصية التسويقية بالضوابط الصادرة عن هيئة الاتصالات والفضاء والتقنية.
4. الإشعارات الضرورية المتعلقة بالفعالية أو الأمن لا تُعد تسويقًا.

18. القرارات الآلية وإعداد الملفات التعريفية

لا نتخذ قرارات ذات أثر نظامي أو أثر جوهري مماثل تعتمد حصريًا على المعالجة الآلية دون تدخل بشري. وإذا استُخدم أي إعداد مؤثر للملفات التعريفية (Profiling)، فسنصدر إخطارًا منفصلًا يوضح المنطق والآثار والضمانات.

19. روابط أو خدمات طرف ثالث

قد يتضمن الموقع روابط لخدمات خارجية لا تخضع لهذه السياسة، ولسنا مسؤولين عن ممارساتها. يرجى مراجعة سياسات الخصوصية الخاصة بتلك الجهات قبل التفاعل معها.

20. الحوكمة والسجلات وتقييمات الأثر

نحافظ داخليًا على ما يلي:

1. سجل لأنشطة معالجة البيانات الشخصية وفق النظام.
2. تقييم أثر حماية البيانات عند المعالجة عالية المخاطر، مثل البيانات الحساسة واسعة النطاق.
3. تقييمات موثقة للمصلحة المشروعة عند الاستناد إليها.
4. التسجيل في السجل الوطني لجهات التحكم عبر المنصة المخصصة لدى سدايا، متى انطبق ذلك علينا.
5. تعيين مسؤول لحماية البيانات الشخصية وفق القواعد الصادرة عن سدايا.
6. مراجعة دورية لهذه السياسة وللضوابط المطبقة.

21. الإبلاغ عن حوادث تسرب البيانات

في حال وقوع تسرب يمس البيانات الشخصية:

1. نقيّم الحادثة ونحتويها فورًا.
2. نُبلغ سدايا خلال مدة لا تتجاوز 72 ساعة من علمنا بالحادثة، متى كان من شأنها الإضرار بالبيانات الشخصية أو بأصحابها أو تعارضها مع حقوقهم أو مصالحهم.
3. نُبلغ أصحاب البيانات المتأثرين دون تأخير غير مبرر إذا كان التسرب قد يلحق بهم ضررًا، مع بيان طبيعة الحادثة وآثارها المحتملة والتدابير المتخذة والإجراءات الموصى بها لتخفيف الأثر.
4. نوثق جميع الحوادث والإجراءات المتخذة بشأنها.

22. الشكاوى والتصعيد

إذا لم تكن راضيًا عن ردنا:

1. تواصل مع مسؤول حماية البيانات لتصعيد الطلب عبر privacy@fnpos.org.
2. يحق لك تقديم شكوى إلى الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا) عبر قنواتها الرسمية على sdaia.gov.sa.

23. التعديلات على السياسة

1. قد نحدّث هذه السياسة لتعكس تغييرات نظامية أو تشغيلية، مع بيان رقم الإصدار وتاريخ آخر تحديث.
2. في حال التغييرات الجوهرية (مثل إضافة أغراض جديدة أو تغيير الأسس النظامية أو النقل خارج المملكة) سنُخطرك بوضوح قبل نفاذها عبر الموقع أو البريد الإلكتروني، وسنطلب موافقتك مجددًا عند الاقتضاء.

24. التغييرات الهيكلية أو انتقال الملكية

في حال الاندماج أو الاستحواذ أو بيع الأصول، قد تُنقل البيانات إلى المالك الجديد وفق الضمانات النظامية، مع ضمان الاستمرار في توفير مستوى الحماية ذاته أو مستوى مكافئ له، وسنُخطرك عند الاقتضاء.

25. كيفية التواصل

للاستفسارات أو ممارسة الحقوق أو الإبلاغ عن مخاوف:

1. مسؤول حماية البيانات الشخصية: privacy@fnpos.org
2. الدعم الفني: info@fnpos.org